Die Modernisierungsumlage berechnen ist eigentlich simpel: Nach § 559 BGB darfst du die Jahresmiete um 8 Prozent der umlagefähigen Modernisierungskosten erhöhen, die auf die Wohnung entfallen. Das ist die ganze Formel. Was schiefgeht, ist nicht die Formel. Es ist die Zahl, die du da reinsteckst.
Die meisten Fehler passieren, bevor überhaupt jemand den Taschenrechner aufmacht. Instandhaltung steckt mit in der Summe, Fördermittel fehlen, die Kappungsgrenze wird vergessen. Dann widerspricht der Mieter, und deine Erhöhung ist angreifbar.
Kurzer Hinweis vorab: Stand ist Oktober 2026. Das hier ist ein Praxisleitfaden, keine Rechtsberatung. Bevor du eine Erhöhungserklärung rausschickst, prüf die aktuelle Fassung des BGB oder lass sie von einem Fachanwalt für Mietrecht oder deinem Eigentümerverband gegenlesen.
Was die 8-Prozent-Regel genau sagt
Der Vermieter darf nach einer Modernisierung die jährliche Miete um 8 Prozent der für die Wohnung aufgewendeten Kosten erhöhen. Früher waren es 11 Prozent, seit 2019 gilt 8.
Wichtig: Die 8 Prozent beziehen sich auf die Jahresmiete. Du rechnest also 8 Prozent der umlagefähigen Kosten und teilst das Ergebnis durch 12. Das ist dein monatlicher Aufschlag.
Und dieser Aufschlag bleibt. Er ist keine Ratenzahlung, die irgendwann endet. Genau deshalb schauen Mieter, Mietervereine und Gerichte so genau hin.
Welche Maßnahmen überhaupt umlagefähig sind
Nicht jede Baumaßnahme ist eine Modernisierung im Sinne von § 559. Umlagefähig sind nur bestimmte Maßnahmen aus § 555b BGB:
- Energetische Modernisierung, also Maßnahmen, die in Bezug auf die Mietsache Endenergie nachhaltig einsparen, zum Beispiel Fassadendämmung oder neue Fenster mit besserem Wärmeschutz
- Maßnahmen, die den Wasserverbrauch nachhaltig reduzieren
- Maßnahmen, die den Gebrauchswert der Wohnung nachhaltig erhöhen, etwa ein Aufzug oder ein Balkon
- Maßnahmen, die die allgemeinen Wohnverhältnisse auf Dauer verbessern
- Maßnahmen, die du als Vermieter nicht zu vertreten hast, weil das Gesetz sie vorschreibt
- Der Einbau einer Heizungsanlage nach den Vorgaben des Gebäudeenergiegesetzes, dazu unten mehr
Nicht umlagefähig: reine Klimaschutzmaßnahmen ohne Einsparung für die Wohnung selbst und die Schaffung von neuem Wohnraum. Und vor allem nicht: Reparatur. Wer ein kaputtes Dach flickt, modernisiert nicht. Der erhält.
Schritt für Schritt: So rechnest du die Umlage
So gehe ich das an, in dieser Reihenfolge:
- Gesamtkosten ermitteln. Alle Rechnungen der Maßnahme zusammen, inklusive Baunebenkosten wie Planung oder Bauleitung. Finanzierungskosten gehören nicht dazu.
- Kosten auf die Wohnungen verteilen. Betrifft die Maßnahme mehrere Wohnungen, müssen die Kosten angemessen aufgeteilt werden. In der Praxis meist nach Wohnfläche, solange das sachlich passt.
- Erhaltungsanteil abziehen. Kosten, die für Erhaltung angefallen wären, sind raus. Das ist der Schritt, an dem die meisten Erhöhungen kippen.
- Drittmittel abziehen. Zuschüsse aus öffentlichen Förderprogrammen und bestimmte zinsverbilligte Darlehen musst du nach § 559a BGB anrechnen.
- 8 Prozent rechnen. Vom Ergebnis 8 Prozent nehmen, durch 12 teilen. Das ist der monatliche Erhöhungsbetrag.
- Kappungsgrenze prüfen. Erst wenn die Zahl darunter liegt, ist sie fertig.
Rechenbeispiel (fiktiv)
Ein Mehrfamilienhaus mit sechs Wohnungen, insgesamt 450 m². Fassade wird gedämmt, alte Holzfenster werden gegen neue Wärmeschutzfenster getauscht. Gesamtkosten 60.000 Euro, keine Fördermittel.
Die Wohnung von Frau M. hat 75 m², also ein Sechstel der Fläche. Ihr Anteil: 10.000 Euro.
Die alten Fenster waren über 35 Jahre alt und hätten in absehbarer Zeit ohnehin ersetzt werden müssen. Der Gutachter setzt einen Erhaltungsanteil von 3.000 Euro an. Bleiben 7.000 Euro.
8 Prozent von 7.000 Euro sind 560 Euro im Jahr. Durch 12 sind das 46,67 Euro im Monat. Pro Quadratmeter rund 0,62 Euro. Bei einer bisherigen Kaltmiete von 8,50 Euro pro m² liegt das klar unter der Kappungsgrenze. Fertig.
Ohne den Erhaltungsabzug wären es 66,67 Euro im Monat gewesen. Klingt nach wenig Unterschied. Vor Gericht ist das der Unterschied zwischen wirksam und angreifbar.
Der Instandhaltungsabzug: Hier verlierst du den Streit
Ich komme vom Bau. Hab auf den Baustellen angefangen, bevor ich irgendwas organisiert habe. Und vom Handwerker-Ende her sag ich dir: Die meisten Angebote, die bei Vermietern landen, mischen alles in eine Summe. Gerüst, Reparatur, Upgrade, alles in einer Zeile.
Das ist für den Handwerker bequem. Für dich ist es ein Problem.
Denn du musst nachweisen, welcher Teil Modernisierung ist und welcher Erhaltung. Und der BGH sieht das streng: Auch wenn ein Bauteil noch nicht kaputt war, aber schon einen erheblichen Teil seiner Lebensdauer hinter sich hatte, musst du einen anteiligen Erhaltungsabzug machen. Die alten Fenster im Beispiel funktionierten noch. Abgezogen wird trotzdem.
Meine Regel seit Jahren: ein Angebot, zwei Spalten. Was ist Reparatur, was ist Verbesserung. Wenn der Handwerker das nicht sauber trennen kann, ist es das falsche Angebot. Und dokumentier den Zustand vorher mit Fotos und Baujahr der Bauteile. Ohne Vorher-Bilder diskutierst du später gegen Erinnerungen.
Kappungsgrenze und Härteeinwand
Die Kappungsgrenze steht in § 559 Abs. 3a BGB. Innerhalb von sechs Jahren darf die Monatsmiete durch Modernisierungen um höchstens 3 Euro pro Quadratmeter Wohnfläche steigen. Liegt die Miete vor der Erhöhung unter 7 Euro pro m², sind es nur 2 Euro.
Die sechs Jahre gelten für alle Modernisierungserhöhungen zusammen. Wer 2024 schon eine Umlage gemacht hat, muss die mitzählen.
Dazu kommt der Härteeinwand. Der Mieter kann geltend machen, dass die Erhöhung für ihn eine unzumutbare Härte ist. Das muss er rechtzeitig nach der Modernisierungsankündigung in Textform mitteilen. Ob der Einwand durchgeht, ist eine Abwägung im Einzelfall. Ausgeschlossen ist er unter anderem, wenn die Wohnung nur in einen allgemein üblichen Zustand versetzt wurde oder die Maßnahme gesetzlich vorgeschrieben war.
Sonderfall Heizungstausch nach § 559e BGB
Für den Einbau einer neuen Heizung nach den Vorgaben des Gebäudeenergiegesetzes gibt es seit 2024 eine eigene Regel. Nimmst du staatliche Förderung in Anspruch und ziehst sie ab, darfst du 10 statt 8 Prozent umlegen.
Dafür gilt für die Heizung eine eigene, deutlich niedrigere Kappungsgrenze von 0,50 Euro pro m² innerhalb von sechs Jahren. Die Details zum pauschalen Erhaltungsabzug und zur Anrechnung auf die allgemeine Kappungsgrenze sind kleinteilig. Hier lohnt es sich wirklich, die aktuelle Fassung zu lesen, bevor du rechnest.
Das vereinfachte Verfahren nach § 559c BGB
Kleinere Maßnahmen, bis 10.000 Euro pro Wohnung, kannst du vereinfacht abrechnen. Dann ziehst du pauschal 30 Prozent als Erhaltungsanteil ab und musst nicht einzeln nachweisen, was Reparatur war. Der Härteeinwand wegen wirtschaftlicher Gründe entfällt.
Im Beispiel oben käme übrigens dasselbe raus: 10.000 Euro minus 30 Prozent sind 7.000 Euro. Bei alten Bauteilen mit hohem Erhaltungsanteil kann das vereinfachte Verfahren für dich günstiger sein, bei neuen eher nicht. Beachte auch, dass das vereinfachte Verfahren Einschränkungen für spätere Erhöhungen mit sich bringt. Rechne beide Varianten, dann entscheide.
Fristen: Ankündigung und Erhöhungserklärung
Zwei Schreiben, zwei Zeitpunkte. Wer das verwechselt, verliert Geld.
Die Modernisierungsankündigung nach § 555c BGB muss spätestens drei Monate vor Beginn der Arbeiten in Textform beim Mieter sein. Mit Art, Umfang, voraussichtlichem Beginn und Dauer und dem zu erwartenden Erhöhungsbetrag.
Die Erhöhungserklärung nach § 559b BGB kommt nach der Maßnahme, ebenfalls in Textform. Die Berechnung muss nachvollziehbar sein und die Voraussetzungen erläutern. Die neue Miete ist ab Beginn des dritten Monats nach Zugang fällig.
Und hier der Teil, den keiner gerne hört: War die Ankündigung fehlerhaft oder liegt die tatsächliche Erhöhung mehr als 10 Prozent über der angekündigten, verschiebt sich die Fälligkeit um sechs Monate. Deshalb lohnt es sich, schon bei der Ankündigung mit realistischen Angeboten zu rechnen, nicht mit Schätzungen vom Telefon.
Was eine Person entscheiden muss
Keine Software und kein Handwerker entscheidet für dich, was Modernisierung ist. Die Einordnung, die Höhe des Erhaltungsabzugs, die Wahl zwischen normalem und vereinfachtem Verfahren und die Erhöhungserklärung selbst bleiben deine Entscheidung als Vermieter oder Hausverwaltung.
Was Tools leisten können: dafür sorgen, dass du saubere Unterlagen hast, wenn du entscheidest.
Wo Plan@Job reinpasst
Plan@Job ist KI-gestütztes Projekt- und Betriebsmanagement für Bau- und Immobilienunternehmen. Der Gedanke hinter dem Projektplan passt genau zu diesem Thema: Ein Auftrag wird in Abschnitte zerlegt, jeder mit eigenem Leistungsumfang, Terminen, Status und Kosten.
Für dich als Vermieter heißt das praktisch: Instandsetzung und Modernisierung als zwei getrennte Aufträge beauftragen, jeweils mit eigenem vereinbarten Umfang und Preis. Ausführende Betriebe auf Plan@Job, im Produkt heißen sie Operator, also der Fachbetrieb, der Kunden, Projekte, Subunternehmer und eigene Leute steuert, liefern so Angebote, die sauber zwischen Instandhaltung und Modernisierung trennen. Fotos und Nachweise, die mit dir geteilt werden, hängen am jeweiligen Auftrag. Genau das brauchst du später für die Erhöhungserklärung.
Ehrlich gesagt: Live ist Plan@Job aktuell im Vereinigten Königreich. Für Deutschland läuft die Vormerkung. Wie die Projektplanung funktioniert, siehst du unter Projektmanagement.
FAQ
Darf ich nach einer Modernisierung immer 8 Prozent umlegen?
Nur bei Maßnahmen aus § 555b BGB, die das Gesetz für umlagefähig erklärt, und nur auf die bereinigten Kosten. Hast du mit dem Mieter eine Staffelmiete vereinbart, ist die Modernisierungsumlage ausgeschlossen. Bei einer Indexmiete geht sie nur für Maßnahmen, die du nicht zu vertreten hast, also etwa gesetzlich vorgeschriebene.
Muss ich Fördermittel wirklich abziehen?
Ja. Zuschüsse aus öffentlichen Kassen und bestimmte Zinsvorteile werden nach § 559a BGB von den umlagefähigen Kosten abgezogen. Bei der Heizungsregel nach § 559e ist die Inanspruchnahme der Förderung sogar Voraussetzung für die höheren 10 Prozent.
Was passiert, wenn ich mich verrechnet habe?
Ist die Erhöhungserklärung nicht nachvollziehbar oder falsch begründet, kann sie unwirksam sein. Dann schuldet der Mieter die Erhöhung nicht. Du kannst eine korrigierte Erklärung nachschieben, verlierst aber Zeit und Miete. Deshalb: einmal sauber rechnen, Belege getrennt halten, im Zweifel gegenlesen lassen.
Wenn du deine nächste Modernisierung von Anfang an mit getrennten Aufträgen und Nachweisen fahren willst, trag dich hier ein: Plan@Job für Hausverwaltungen in Deutschland.